ISO50430認證-文件和資料控制程序
發布時間：2025-04-10 點擊：35
ISO50430認證-文件和資料控制程序
ISO50430認證-文件和資料控制程序：1.0 目的
確保質量管理體系所使用的文件為有效文件，并能處理迅速﹑暢順流通﹑正確應用及妥善管理。
2.0 范圍
適用于本公司有關ISO9001、GB/T50430質量管理體系的所有文件的制定、修訂、批核、分發、回收、銷毀等管理過程。
3.0 定 義
3.1文件：信息及其承載媒體。
3.2程序文件：為進行某項活動或過程所規定的途徑的描述文件。
4.0 職 責
4.1總經理:負責質量手冊和程序文件的批準。
4.2管理者代表：負責三級文件的批準；
4.3行政部：負責本公司質量體系文件登記、發放、回收和日常管理。
5.0 程 序
5.1若文件中沒有特別規定，一般情況下文件的批準的權限如下表所示：
序號
文件類別
編 制
審 核
批準
1
質量手冊
管理者代表
管理者代表
總經理
2
程序文件
相關部門
3
作業規范
相關部門
部門負責人
管理者代表
4
表 單
相關部門
部門負責人
行政部主任
5.2本公司文件類別
5.2.1一階文件：質量手冊；
5.2.2二階文件：程序文件，包括文件管理程序等ISO9001標準要素所含的各項程序；
管理制度，GB/T50430要求的管理制度
5.2.3三階文件：工作規范，包括50430要求的制度、作業指導書、技術文件（含客戶圖紙、標準等）在作業過程中使用的文件資料；
5.2.4四階文件：相關表單，用以收集、傳遞信息，目的在于控制作業流程，或提供 作業和證明其結果符合規定要求的固定格式；記錄性文件，用于管理評審記錄，持續改善的決策記錄等。記錄性文件的控制參見《質量記錄控制程序》進行。
5.3文件的格式
由相關部門的承辦人編制文件,其內容可參考如下格式：
1）目的：指出此文件運行時所應達到的效果、目標；
2）范圍：指出此文件適用的場所、范圍；
3）定義：指出此文件中出現的專用名詞的內涵和外延；
4）職責：指出此文件運行時的職責劃分；
5）程序：詳細列出為達到所需目的而進行的作業過程和步驟；
6）記錄：由本程序引出的表單。
7）支持性文件：由本程序引出的作業指導書等三階文件或相關體系文件。
8）附錄：
5.4文件編制﹑修訂﹑作廢作業
5.4.1文件的編制作業
文件由相關部門承辦人進行編制，編制完成后填寫《文件分發/回收記錄表》，列明需要分發文件的部門及數量，根據5.1文件批準權限交相關領導進行審批，批準發放的文件交行政部按相關規定和程序完成文件的登記、發放、回收和日常管理作業。
5.4.2文件的修訂作業
各類質量文件在實際作業中，若有不合現狀的內容須修改或新表格改動/廢止，由發現部門或相關部門填寫《文件申請表》，提出修訂原因，交原編制部門研究修改。修訂完成的文件，交相關領導審批后交行政部完成文件登記、發放、回收和日常管理作業。
5.4.3文件的作廢作業
文件作廢的申請﹑批準等作業同文件的修訂作業。但文件作廢后，原文件編號不可再重復使用。
5.4.4每次修改/作廢工作完成后，將《文件申請表》與新版本文件原件放在一起，以便跟蹤文件的修改/作廢狀態。
5.5文件編碼體系
5.5.1文件編碼體系
XMYL—XX-001
XMYL—公司簡稱（新茂園林）
XX—文件類別
001—順序號
5.5.1.1 文件類別：
文件類別由二位大寫的英文字母表示，具體區分如下。其余文件類別由各部門自行編制。
QM–質量手冊 QP–程序文件QS–管理制度 WI–工作細則/文件 QR–表單
5.5.1.2文件順序號
文件順序號由三位阿拉伯數字組成，自001起編序。文件順序號可以不連續，但同類文件中其順序號不得重復。
5.5.2質量管理體系管理類表單的編碼按《質量記錄控制程序》執行。
5.5.3行政部對各部門的文件編號應以《文件受控一覽表》列表管理,防止有重復或誤用的情形。
5.6版本
5.6.1文件和相關表單的版本號以A/0表示，修訂后依次為A/1，A/2等，當改版到A5時下一次改版則變為B/0以此類推。
5.6.2外來文件版本的更新由行政部向原編制發行部門或代理發行部門協調核對（至少每年一次），適時取得新版。并以《文件受控一覽表》更新記錄。
5.7文件分發﹑回收作業
5.7.1由行政部按照《文件分發/回收登記表》發放文件；
5.7.2文件原件保留于行政部，加蓋原件章（蓋于文件背面）；
5.7.3凡受控文件副本均需加蓋發行文件章，作廢文件蓋作廢章，非受控文件不蓋駛章；凡受控文件章是復印的文件均視為非受控文件；
5.7.4 作廢的受控文件由行政部按照《文件分發/回收登記表》的名單收回，若無法收回的必須在原文件是加蓋作廢文件章，非受控文件無需收回；
5.7.5受控文件對外的分發，應由適當的對外部門代簽收，轉交行政部分發時應加蓋紅色受控文件章，并以《文件分發/回收記錄表》記錄。
5.8文件的補發
因文件破損、遺失或其他原因需要申請補發文件時，由申請部門填寫《文件申請表》，經原文件審批人批準后，由行政部辦理文件補發手續。
5.9 文件保存﹑銷毀作業
5.9.1 文件保存
5.9.1.1經頒布發行的質量手冊﹑程序文件﹑作業規范、各式相關表單的原稿及外來文件等均由行政部列帳保管。
5.9.1.2各類質量文件（一﹑二﹑三階文件）的保存，由部門負責人或指定專人負責，質量記錄文件則按《質量記錄控制程序》規定保存。
5.9.1.3 舊版及作廢的文件回收時，行政部須注記回收情況，并在《文件分發/回收記錄表》的回收欄上記錄；任何部門均不得保留舊版的正式文件（加蓋紅色受控章者），但行政部則須對歷次版本編制及修訂的原件（加蓋“原件”章）蓋“作廢”章，并與有效文件分開保存。
5.9.2 作廢文件處理
5.9.2.1 由各部門回收的所有舊版及作廢文件，須由行政部加蓋 “作廢”后處理或直接銷毀（行政部僅需保留各版本的原版文件）。
5.9.2.2已逾保存期限的記錄﹑資料等，可由各類記錄的保管部門自行處理或銷毀。
5.10外來文件的控制
凡各部門因工作需要，將外來文件列為質量體系運作的依據或標準時，為正確地使用文件滿足要求，需要對此類文件進行控制，如：規范、工業/國家/國際標準等。
5.10.1公司使用的規范、標準、法律法規等文件，由行政部將文件列入《外來文件一覽表》中。
5.10.2行政部及項目部在收到外來文件，應及時清點并編號，準確無誤后，交管理者代表審批；
5.10.3外來文件的發放、回收、保存、銷毀按5.7、5.8、5.9執行。
5.10.4外來文件編號
5.10.4.1若外來文件有編號登記，則使用外來文件的文件編號；
5.10.4.2若外來文件沒有編號登記時，由總工室進行編號，并在文件首頁的右上角標注文件編號。
5.10.6電子文檔的保存管理:
5.10.6.1文件、表單發行后，各編寫部門將電子版文件交由行政部存檔，各編寫部門不保存電子文件。
5.10.6.2當文件、表單需要修改時，編寫部門從行政部取得電子文檔后修改。
5.10.6.3行政部保存電子文檔時應設立文件夾進行歸檔管理，一級目錄共分為質量手冊、程序文件、三級文件、四級文件四個文件夾。
5.10.6.4為確保電子文檔的安全性，不被誤改等，體系文件應保持密碼，或存放在特定的電腦中，為電腦開機設置特定的密碼。
5.10.6.5行政部應將文件進行備份，以防因電腦、存儲硬件損壞而造成文件丟失、損壞。
6.0 質量記錄
6.1《文件受控一覽表》
6.2《文件分發回收記錄表》
6.3《文件申請表》
6.4《外來文件一覽表》
7.0 支持性文件
《檔案管理制度》
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ISO50430認證-文件和資料控制程序：1.0 目的
確保質量管理體系所使用的文件為有效文件，并能處理迅速﹑暢順流通﹑正確應用及妥善管理。
2.0 范圍
適用于本公司有關ISO9001、GB/T50430質量管理體系的所有文件的制定、修訂、批核、分發、回收、銷毀等管理過程。
3.0 定 義
3.1文件：信息及其承載媒體。
3.2程序文件：為進行某項活動或過程所規定的途徑的描述文件。
4.0 職 責
4.1總經理:負責質量手冊和程序文件的批準。
4.2管理者代表：負責三級文件的批準；
4.3行政部：負責本公司質量體系文件登記、發放、回收和日常管理。
5.0 程 序
5.1若文件中沒有特別規定，一般情況下文件的批準的權限如下表所示：
序號
文件類別
編 制
審 核
批準
1
質量手冊
管理者代表
管理者代表
總經理
2
程序文件
相關部門
3
作業規范
相關部門
部門負責人
管理者代表
4
表 單
相關部門
部門負責人
行政部主任
5.2本公司文件類別
5.2.1一階文件：質量手冊；
5.2.2二階文件：程序文件，包括文件管理程序等ISO9001標準要素所含的各項程序；
管理制度，GB/T50430要求的管理制度
5.2.3三階文件：工作規范，包括50430要求的制度、作業指導書、技術文件（含客戶圖紙、標準等）在作業過程中使用的文件資料；
5.2.4四階文件：相關表單，用以收集、傳遞信息，目的在于控制作業流程，或提供 作業和證明其結果符合規定要求的固定格式；記錄性文件，用于管理評審記錄，持續改善的決策記錄等。記錄性文件的控制參見《質量記錄控制程序》進行。
5.3文件的格式
由相關部門的承辦人編制文件,其內容可參考如下格式：
1）目的：指出此文件運行時所應達到的效果、目標；
2）范圍：指出此文件適用的場所、范圍；
3）定義：指出此文件中出現的專用名詞的內涵和外延；
4）職責：指出此文件運行時的職責劃分；
5）程序：詳細列出為達到所需目的而進行的作業過程和步驟；
6）記錄：由本程序引出的表單。
7）支持性文件：由本程序引出的作業指導書等三階文件或相關體系文件。
8）附錄：
5.4文件編制﹑修訂﹑作廢作業
5.4.1文件的編制作業
文件由相關部門承辦人進行編制，編制完成后填寫《文件分發/回收記錄表》，列明需要分發文件的部門及數量，根據5.1文件批準權限交相關領導進行審批，批準發放的文件交行政部按相關規定和程序完成文件的登記、發放、回收和日常管理作業。
5.4.2文件的修訂作業
各類質量文件在實際作業中，若有不合現狀的內容須修改或新表格改動/廢止，由發現部門或相關部門填寫《文件申請表》，提出修訂原因，交原編制部門研究修改。修訂完成的文件，交相關領導審批后交行政部完成文件登記、發放、回收和日常管理作業。
5.4.3文件的作廢作業
文件作廢的申請﹑批準等作業同文件的修訂作業。但文件作廢后，原文件編號不可再重復使用。
5.4.4每次修改/作廢工作完成后，將《文件申請表》與新版本文件原件放在一起，以便跟蹤文件的修改/作廢狀態。
5.5文件編碼體系
5.5.1文件編碼體系
XMYL—XX-001
XMYL—公司簡稱（新茂園林）
XX—文件類別
001—順序號
5.5.1.1 文件類別：
文件類別由二位大寫的英文字母表示，具體區分如下。其余文件類別由各部門自行編制。
QM–質量手冊 QP–程序文件QS–管理制度 WI–工作細則/文件 QR–表單
5.5.1.2文件順序號
文件順序號由三位阿拉伯數字組成，自001起編序。文件順序號可以不連續，但同類文件中其順序號不得重復。
5.5.2質量管理體系管理類表單的編碼按《質量記錄控制程序》執行。
5.5.3行政部對各部門的文件編號應以《文件受控一覽表》列表管理,防止有重復或誤用的情形。
5.6版本
5.6.1文件和相關表單的版本號以A/0表示，修訂后依次為A/1，A/2等，當改版到A5時下一次改版則變為B/0以此類推。
5.6.2外來文件版本的更新由行政部向原編制發行部門或代理發行部門協調核對（至少每年一次），適時取得新版。并以《文件受控一覽表》更新記錄。
5.7文件分發﹑回收作業
5.7.1由行政部按照《文件分發/回收登記表》發放文件；
5.7.2文件原件保留于行政部，加蓋原件章（蓋于文件背面）；
5.7.3凡受控文件副本均需加蓋發行文件章，作廢文件蓋作廢章，非受控文件不蓋駛章；凡受控文件章是復印的文件均視為非受控文件；
5.7.4 作廢的受控文件由行政部按照《文件分發/回收登記表》的名單收回，若無法收回的必須在原文件是加蓋作廢文件章，非受控文件無需收回；
5.7.5受控文件對外的分發，應由適當的對外部門代簽收，轉交行政部分發時應加蓋紅色受控文件章，并以《文件分發/回收記錄表》記錄。
5.8文件的補發
因文件破損、遺失或其他原因需要申請補發文件時，由申請部門填寫《文件申請表》，經原文件審批人批準后，由行政部辦理文件補發手續。
5.9 文件保存﹑銷毀作業
5.9.1 文件保存
5.9.1.1經頒布發行的質量手冊﹑程序文件﹑作業規范、各式相關表單的原稿及外來文件等均由行政部列帳保管。
5.9.1.2各類質量文件（一﹑二﹑三階文件）的保存，由部門負責人或指定專人負責，質量記錄文件則按《質量記錄控制程序》規定保存。
5.9.1.3 舊版及作廢的文件回收時，行政部須注記回收情況，并在《文件分發/回收記錄表》的回收欄上記錄；任何部門均不得保留舊版的正式文件（加蓋紅色受控章者），但行政部則須對歷次版本編制及修訂的原件（加蓋“原件”章）蓋“作廢”章，并與有效文件分開保存。
5.9.2 作廢文件處理
5.9.2.1 由各部門回收的所有舊版及作廢文件，須由行政部加蓋 “作廢”后處理或直接銷毀（行政部僅需保留各版本的原版文件）。
5.9.2.2已逾保存期限的記錄﹑資料等，可由各類記錄的保管部門自行處理或銷毀。
5.10外來文件的控制
凡各部門因工作需要，將外來文件列為質量體系運作的依據或標準時，為正確地使用文件滿足要求，需要對此類文件進行控制，如：規范、工業/國家/國際標準等。
5.10.1公司使用的規范、標準、法律法規等文件，由行政部將文件列入《外來文件一覽表》中。
5.10.2行政部及項目部在收到外來文件，應及時清點并編號，準確無誤后，交管理者代表審批；
5.10.3外來文件的發放、回收、保存、銷毀按5.7、5.8、5.9執行。
5.10.4外來文件編號
5.10.4.1若外來文件有編號登記，則使用外來文件的文件編號；
5.10.4.2若外來文件沒有編號登記時，由總工室進行編號，并在文件首頁的右上角標注文件編號。
5.10.6電子文檔的保存管理:
5.10.6.1文件、表單發行后，各編寫部門將電子版文件交由行政部存檔，各編寫部門不保存電子文件。
5.10.6.2當文件、表單需要修改時，編寫部門從行政部取得電子文檔后修改。
5.10.6.3行政部保存電子文檔時應設立文件夾進行歸檔管理，一級目錄共分為質量手冊、程序文件、三級文件、四級文件四個文件夾。
5.10.6.4為確保電子文檔的安全性，不被誤改等，體系文件應保持密碼，或存放在特定的電腦中，為電腦開機設置特定的密碼。
5.10.6.5行政部應將文件進行備份，以防因電腦、存儲硬件損壞而造成文件丟失、損壞。
6.0 質量記錄
6.1《文件受控一覽表》
6.2《文件分發回收記錄表》
6.3《文件申請表》
6.4《外來文件一覽表》
7.0 支持性文件
《檔案管理制度》
這才是ISO9001標準真正的用處
ISO9000管理體系的證書價格多少
as9100空航天行質量管理體系認證證書最新版本
去哪辦理中國品牌證書低費用多少
ISO14000體系運行期間保持組織內部和外界的信息流通
論企業專利戰略的探索與實施
IATF16949認證第五版規則對于機構的資源要求
詳解TPM（全員生產維護）管理的九大支柱
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