依ISO9001:2015判標(biāo)。學(xué)習(xí)案例分析，不僅可以提高判標(biāo)能力，還可參考他人的審核思路。本文助你在審核路上更進(jìn)一步。
標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容
5.3組織的崗位、職責(zé)和權(quán)限
最高管理者應(yīng)確保組織相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限得到分配、溝通和理解。
最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限，以：
a)確保質(zhì)量管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)的要求;
b)確保各過程獲得其預(yù)期輸出;
c)報告質(zhì)量管理體系的績效以及改進(jìn)機(jī)會(見10.1)，特別是向最高管理者報告;
d)確保在整個組織中推動以顧客為關(guān)注焦點;
e)確保在策劃和實施質(zhì)量管理體系變更時保持其完整性。
審核思路
基于過程的識別和確定，以及崗位分析結(jié)果，是最高管理者合理分派崗位的職責(zé)和權(quán)限的基礎(chǔ)。
組織管理者在分派職責(zé)過程中，首先需要在構(gòu)建合理的工作結(jié)構(gòu)和崗位結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，識別所有的管理和業(yè)務(wù)活動事項，甚至是細(xì)分的活動事項，并充分考慮既有管理人員的素質(zhì)和能力，進(jìn)行職責(zé)和權(quán)限的分派。組織在進(jìn)行職責(zé)和權(quán)限的分派時，應(yīng)避免職責(zé)和權(quán)限的重疊或交叉，也要避免管理的真空。
為了便于開展活動，組織需對已經(jīng)分派的職責(zé)和權(quán)限在其組織內(nèi)部進(jìn)行充分的溝通，使每位員工都清楚向誰報告，找誰協(xié)調(diào)，或?qū)⑷蝿?wù)安排給誰。
在審核過程中，審核員可通過與受審核方高層管理者的交流和溝通，了解受審核方的組織結(jié)構(gòu)和崗位結(jié)構(gòu)設(shè)置情況，進(jìn)而溝通不同崗位的職責(zé)和權(quán)限是如何分派的，通過何種形式讓員工了解在組織的崗位職責(zé)和權(quán)限。審核員還可以通過座談的形式進(jìn)而溝通員工實現(xiàn)和履行具體職責(zé)的途徑，考察員工是否理解準(zhǔn)確理解各自的崗位職責(zé)和權(quán)限。
最高管理者在分派職責(zé)和權(quán)限時，若要確保組織的質(zhì)量管理體系符合ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)的要求，就必須識別ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)的要求都包括哪些?這些要求應(yīng)該分派給組織中的哪個崗位實施比較合適并將要求轉(zhuǎn)化為具體的職責(zé)予以分配。
質(zhì)量管理體系的符合性和有效性取決于組織中不同崗位的人員職責(zé)和權(quán)限的履行程度。如何確保每位成員能夠盡職盡責(zé)地實現(xiàn)質(zhì)量管理體系的符合性和有效性而工作，簡單的職責(zé)和權(quán)限的分派則很難達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)和確保各過程獲得預(yù)期輸出的效果。權(quán)力的過分集中或者過分的分散可能都不利于實現(xiàn)質(zhì)量管理體系各過程獲得其預(yù)期輸出權(quán)責(zé)對等和適宜授權(quán)是確保質(zhì)量管理體系有效運行的基礎(chǔ)。
在審核過程中，審核員應(yīng)關(guān)注其受審核方采取何種措施和方法來確保每位成員能夠盡職盡責(zé)地履行崗位職責(zé)，而不是停留在有和沒有的層面上。在審核過程中，審核員應(yīng)關(guān)注其受審核方與職責(zé)和權(quán)限有關(guān)的績效指標(biāo)的設(shè)置情況，以及這些績效指標(biāo)的達(dá)成情況，避免職責(zé)權(quán)限的分派變成一紙空文。
定期向管理者報告質(zhì)量管理體系體系的績效及其改進(jìn)機(jī)會是組織實施內(nèi)部溝通的一種非常有效的機(jī)制。
組織宜在其內(nèi)部建立和保持定期報告制度，宜在相關(guān)管理者職責(zé)和權(quán)限中明確規(guī)定定期向最高管理者報告質(zhì)量管理體系運行的績效及其改進(jìn)的機(jī)會，尋求改進(jìn)和創(chuàng)新的決策的職責(zé)。
在審核過程中，審核員可通過與高層管理者的溝通獲取這方面的信息，包括授權(quán)的管理者，報告的形式，報告的內(nèi)容，以及最高管理者對報告的批復(fù)或回復(fù)信息等。
以顧客為關(guān)注焦點的意識的增強(qiáng)取決于組織的機(jī)制、培育、貫徹和監(jiān)測，以及不斷的改進(jìn)。只有這樣才能確保以顧客為關(guān)注焦點的意識最終貫穿于質(zhì)量管理體系的所有活動之中。因此，誰扮演機(jī)制的形成，意識的培育，在活動中的有效地響應(yīng)和應(yīng)用，以及對以顧客為關(guān)注焦點的意識的定期檢討的崗位就需要最高管理者在分派職責(zé)和權(quán)限的過程中予以重點考慮。
在審核過程中，審核員應(yīng)通過溝通獲得受審核方由哪個部門或崗位負(fù)責(zé)以顧客為關(guān)注焦點意識的培育關(guān)注受審核方由哪個部門或崗位通過何種途徑獲得或更新顧客的需求和期望，以及通過何種途徑進(jìn)行信息的傳遞，進(jìn)而了解各崗位是如何貫徹以顧客為關(guān)注焦點的原則的。
變更可能帶來諸多的不確定性，給質(zhì)量管理體系的運行的完整性帶來風(fēng)險。因此，組織在對質(zhì)量管理體系的變更進(jìn)行策劃和實施時，首先應(yīng)對變更可能導(dǎo)致的風(fēng)險進(jìn)行評估，包括變更可能影響的范圍進(jìn)行評估，需要時可制定相應(yīng)的預(yù)案或措施,預(yù)防風(fēng)險發(fā)生。
在審核過程中,審核員應(yīng)關(guān)注其受審核方近期質(zhì)量管理體系變更的情況，包括組織結(jié)構(gòu)的變更、流程的變更、規(guī)范或準(zhǔn)則的變更、產(chǎn)品或服務(wù)交付方式的變更等，了解受審核方對這種變更的風(fēng)險的評估和控制措施。
應(yīng)用關(guān)注
(1)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計與確定，是否對組織角色、職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行了合理的分派，以什么形式呈現(xiàn)?
(2)通過核的能力判定：角色、職責(zé)的劃分是否適宜?是否考慮了產(chǎn)品和服務(wù)的全生命周期需求及行業(yè)特點?是否權(quán)責(zé)對等?職責(zé)權(quán)限的分派是否與角色能力相匹配?是否還存在質(zhì)量管理體系中職責(zé)的真空地帶?


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