淺談ISO9001作業指導書的編寫
ISO9001作業指導書作為文件化質量體系的第三級文件,在ISO9001質量體系的運行中起著舉足輕重的作用,多用于指導具體的作業如設備的操作?產品或原材料的檢驗與試驗?計量器具的檢定?產品的包裝等?ISO9001質量手冊和ISO9001程序文件的編寫已有很多文獻作了詳盡的闡述,但ISO9001作業指導書的編寫在有關文獻和實際編寫中卻較少得到重視?
1.對ISO9001作業指導書編寫的誤解
人們對ISO9001作業指導書的編寫存在著很多誤解,主要有:
1)ISO9001作業指導書是無用的,它既費時又妨礙人的手腳?有人認為我從事這項工作已經很多年了,作業步驟已可以倒背如流了,甚至閉著眼睛也能把它做好?實質上這是把ISO9001作業指導書僅理解為純粹的操作流程,實際上除此以外ISO9001作業指導書還應包括更重要的內容,如作業的要求?產品接收與判定的準則等?也有人認為ISO9001作業指導書束縛了員工的手腳,難以發揮其創造性?實質上這是將ISO9001作業指導書當作一成不變的真理,很多情況下操作人員可以就ISO9001作業指導書的修改?糾正和預防措施的制定等提出自己的意見,從而發揮他們的創造性和工作積極性?
2)認為ISO9001作業指導書的數量越多越好?在ISO9001質量體系的文件化過程中,有些組織針對所有的作業和過程都編制了文件?對此ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質量時,則應對生產?安裝和服務的方法制定形成文件的程序”,對ISO9001程序文件如此,ISO9001作業指導書同樣也是如此,太多的文件會把你壓垮?
3)認為ISO9001作業指導書的數量越少越好?有些組織為了使文件的數量盡可能減少,以利于文件的管理,對于標準中,沒有具體數量規定的ISO9001作業指導書(ISO9001程序文件則因標準中規定了應當制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編,這就使很多重要的?必不可少的文件也沒有制定,從而使許多影響質量的因素未能加以控制?
4)把工作標準當作ISO9001作業指導書?有的組織認為很多崗位已有工作標準,沒必要制訂作業指導書?其實,工作標準不同于作業指導書,它是針對工作的責任?權利?范圍?質量要求?程序?效果?檢查方法?考核與獎懲辦法等方面所制定的標準?它與作業指導書可能有相同之處,但其強調的內容有區別,并不是所有的ISO9001作業指導書都需要規定職責?權限?考核與獎懲等內容;反過來ISO9001作業指導書應有的條件和標準在工作標準中卻不一定有?需要說明的是,目前工作標準的發展趨勢之一是將工作標準與作業指導書?程序文件有機地結合為一體?
5)用文字將現有的操作按步驟詳細地描述下來就是ISO9001作業指導書?太多的人認為為與ISO9000一致,公司應提供完成日常任務的書面文件,生產過程的每一個階段都必須文件化,從而使雇員們陷進了把已經十分熟悉的操作的每一個細小步驟描述下來的泥潭?但這些逐步展開的作業指導書又怎么樣呢?人們經常可以發現這樣的廢話:“通過撥動計算機左后方的肘節開關打計算機直到屏幕上出現綠光”或“立即輸入口令”?這種指導書不僅無用,也是不必要的?
詳細的作業步驟必須文件化嗎?是的,它們可能是應該的,但卻不是必須的,表明一項任務是如何完成的文件常常在設備的操作手冊或培訓手冊?工業標準或工作培訓的文件資料中已經有了?
2.ISO9001作業指導書編制的原則
ISO9001作業指導書的編寫應遵循以下的原則:
1)ISO9001作業指導書應盡可能簡單?實用
ISO9001規定質量體系程序的“范圍和詳略程度應取決于工作的復雜程度?所用的方法,以及開展這項活動所需的技能和培訓”,同樣ISO9001作業指導書的詳略程度也與此有關,并應盡可能簡單?實用,為此可以采用以下方法:
首先,寫你該寫,即只寫與控制影響質量的因素及結果的評定方法有關的內容,而有關操作的步驟等內容已在設備操作手冊?標準?崗位培訓的原始資料中已有描述,人們只需引用或參考這些已經存在的標準和文件,沒有必要把它重復一遍?如在立式光學比較儀上校準塞規的作業指導書,不需要說明如何使用儀器和調整工件,但必須說明所使用的量塊要求?塞規要求與結果的評價方法?
其次,盡可能寫得最易懂?ISO9000并沒有要求用復雜的?冗長的?夸張的語言來編寫,無論員工的文化程度有多高,人們也喜歡看容易閱讀的東西故應選擇通俗易懂的句子來表達,避免使用難懂的?生僻的詞語?
第三,不定義術語?ISO9001作業指導書可以使用各種術語,但給術語下定義是標準和ISO9001質量手冊?ISO9001程序文件的事,而術語的理解應在有關的培訓中解決?
最后,要盡可能方便使用者?使用者的需要是很重要的,作業文件應避免全部用文字來表達,可以采用流程圖?圖表?照片;同時采用較大的字號,避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格?
記住:無論是自己寫文件或請別人編寫,你不是按字付酬,簡明?簡潔是好的文件的標志?
2)只寫該寫的ISO9001作業指導書
一般來說ISO9001作業指導書過多或過少都是不正常的,但其數量并沒有明確的規定,而應建立在需要的基礎上?你應針對你計劃編寫的ISO9001作業指導書回答以下三個問題:
a)我為什么要編制這個ISO9001作業指導書?
b)有了這個ISO9001作業指導書,我能執行什么任務(控制哪些影響質量的因素)?
c)文件的培訓或崗前培訓?崗位培訓能覆蓋或取代這個作業指導書嗎?
對以上三個問題的明確回答可以決定是否需要這個作業指導書?
3)易于修改
為響應瞬息變化的顧客需要和社會需要,過程需要不斷地改進,因而有必要發揮員工.在持續質量改進中的作用,而難于修改的作業指導書不利于員工積極性和創造性的發揮?
4)應與已有的各種文件有機地結合在許多案例中,組織把老的工藝文件?規程?規范?工作標準等放在一邊,僅簡單地粉飾上質量體系要求,而沒有把作業指導書和組織已有的文件結合起來?這實質上又會產生新的官僚主義,維持這種官僚主義產生了不必要的工作而對公司本身沒有什么價值?
3.ISO9001作業指導書的內容及表現形式
文件化作業指導書不必成為一種負擔,像質量體系的其他文件化形式一樣,作業指導書應專注于控制影響質量的因素而不是詳細的操作?
那么,作業指導書應當包括什么內容呢?它應包括條件和標準,不是要求雇員詳述每一步的操作,而是要求他們在進行操作時作記錄和如何知道他們所做的是對的?換句話說,作業指導書是文件化一個特定操作的條件和標準?
1)條件
開始一種操作的場合或前提條件是什么?由誰開始和認可這項操作?如塞規檢定的作業指導書應規定人員條件?環境條件?設備要求?量塊要求等檢定條件?
2)標準
對第三級的ISO9001作用指導書來說,有比日常操作重要得多的內容,為了與ISO9000一致,它應當展示一個特定產品的能接收和不能接收的范圍,也應陳述對公司產品來說是獨一無二的公差和標準(如范圍?極限),以使雇員知道他或她被對了?如果作業指導書不能提供有權威的標準,如尺寸?公差?公式?表格?溫度范圍?表面條件?加工方法?成份?原材料等,它就沒有符合目的?
也就是說,對,大多數產品來說,作業指導書的文件化是關鍵信息的文件化,而工作的目的?范圍?何時和何地做?如何做?使用什么材料與設備等內容視具體工作可斟酌取舍?
ISO9001作業指導書用于具體指導現場生產或管理工作,其結構和形式完全取決于作業的性質和復雜程度,不像ISO9001質量手冊和ISO9001程序文件那么單一,不必也不可能采用統一的結構和形式?因而根據其應當包括的內容可以全部用文字描述,也可以用圖表來表示,或兩者結合起來使用?


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