如果把知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證工作比如成通關(guān)打游戲，那么知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證現(xiàn)場審核這一環(huán)節(jié)則是通關(guān)游戲中最重要的一戰(zhàn)，其結(jié)果成敗直接決定認(rèn)證是Victory還是Defeat!
那么，這個具有重量級別的知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證現(xiàn)場審核指的是什么?包括什么呢?
知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證現(xiàn)場審核，指企業(yè)在知識產(chǎn)權(quán)管理體系運(yùn)行3個月以上，并進(jìn)行過內(nèi)部審核及管理評審后，向認(rèn)證機(jī)構(gòu)遞交認(rèn)證申請、簽訂認(rèn)證合同，由認(rèn)證機(jī)構(gòu)派審核組到企業(yè)現(xiàn)場，對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系進(jìn)行客觀評價，以確定其滿足GB/T 29490-2013及其他審核準(zhǔn)則的活動。
為幫助企業(yè)順利通過知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證現(xiàn)場審核工作，小編結(jié)合自身輔導(dǎo)認(rèn)證經(jīng)歷，精心整理出了一份知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證現(xiàn)場審核流程簡介，要通關(guān)的你，可要認(rèn)真看看了!
一、企業(yè)接受審核前的準(zhǔn)備工作
a)與審核組溝通審核日期、來回交通及食宿安排;
b)接收審核計劃，向企業(yè)內(nèi)部的體系覆蓋部門負(fù)責(zé)人發(fā)放審核計劃，提醒其注意首次會議、末次會議及所在部門的審核日期及時間;
c)根據(jù)審核計劃中的審核員分組情況安排審核場所、向?qū)А?zhǔn)備供審核員使用的體系文件;
d)體系覆蓋部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)本部門應(yīng)審人員及體系運(yùn)行記錄。
二、現(xiàn)場審核流程
首次會議→現(xiàn)場審核實(shí)施→與企業(yè)管理層溝通→末次會議
1. 舉行首次會議
(1)企業(yè)的準(zhǔn)備工作：
a)確定會議場地;
b)通知管理層、受審核部門的相關(guān)人員提前到場。
(2)會議主持：審核組長
企業(yè)與會人員：一般包括最高管理者、管理者代表、體系覆蓋部門負(fù)責(zé)人，特殊情況下最高管理者可不出席，體系覆蓋部門可由本部門知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)責(zé)任人出席。
(3)會議內(nèi)容及程序：
a)介紹參會人員及其職責(zé);
b)確認(rèn)審核目的、范圍和準(zhǔn)則;
c)確認(rèn)審核計劃和其他相關(guān)安排，例如審核場所、審核日程、末次會議的日期和時間等等;
d)介紹審核方法及所用方法的局限性、獲得審核證據(jù)的方式、審核程序;
e)說明審核中與受審核方的溝通，及可能終止審核的條件與因素;
f)向企業(yè)說明向?qū)У穆氊?zé)并確認(rèn)向?qū)诉x;
g)確認(rèn)己具備審核組所需的資源和設(shè)施，確認(rèn)審核活動的限制條件和要求;
h)確認(rèn)有關(guān)保密和信息安全事宜;
i)說明企業(yè)對審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論(包括抱怨和申訴)的反饋渠道;
j)請企業(yè)管理層簡單致辭;
k)對企業(yè)提出的疑問進(jìn)行解答。
2. 現(xiàn)場審核實(shí)施
(1)企業(yè)的準(zhǔn)備工作：
a)確定審核實(shí)施的場所，視審核員分組情況，盡可能每組安排獨(dú)立的審核場所(辦公室、會議室、培訓(xùn)室均可);
b)準(zhǔn)備必要的設(shè)備、物資，包括：電源插座、網(wǎng)絡(luò)、茶點(diǎn)等等;
c)為每個審核小組安排一位向?qū)В峁┮惶准堎|(zhì)版體系文件。
(2)現(xiàn)場審核過程與方法
現(xiàn)場審核一般采取面談與記錄抽樣檢查相結(jié)合的方法。
面談即受審核部門按審核計劃上的時間派出應(yīng)審人員至審核場所接受審核小組的問詢，并在回答交流中提供相關(guān)記錄以證明知識產(chǎn)權(quán)管理體系在本部門有效運(yùn)行。面談開始時，審核小組一般要求應(yīng)審人員進(jìn)行自我介紹，然后再按審核計劃中的條款進(jìn)行問答。
記錄檢查基本方法：抽樣。
抽樣是為了對總體形成結(jié)論，在全部數(shù)據(jù)批中，選擇小于100%數(shù)量的項(xiàng)目以獲取并評價總體數(shù)據(jù)的特征的證據(jù)。審核抽樣的目的是提供信息，使審核員確信能夠?qū)崿F(xiàn)審核目標(biāo)。但對比全面檢查，抽樣具有一定的局限性和風(fēng)險性，體現(xiàn)于從總體中抽取的樣本也許不具有代表性，從而導(dǎo)致審核員的結(jié)論出現(xiàn)偏差，與對總體進(jìn)行全面檢查的結(jié)果不一致。簡單來說，就是在審核中發(fā)現(xiàn)不符合的部門或過程不一定是出現(xiàn)問題的唯一部門或過程，沒有發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的部門或過程也不一定不存在問題。審核組提出的審核發(fā)現(xiàn)、作出的審核結(jié)論，根據(jù)的都只是抽取的樣本，而不是全部的運(yùn)行記錄或數(shù)據(jù)。
審核員獲得審核證據(jù)的來源：
a)與企業(yè)應(yīng)審人員的面談;
b)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、知識產(chǎn)權(quán)管理工作及條件的觀察;
c)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理體系文件;
d)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理體系運(yùn)行記錄;
e)企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)信息的匯總、分析和績效指標(biāo);
f)網(wǎng)絡(luò)、知識產(chǎn)權(quán)檢索網(wǎng)站及數(shù)據(jù)庫等。
3. 審核組與企業(yè)的溝通
除了審核實(shí)施時審核員與企業(yè)應(yīng)審人員面談外，審核組和企業(yè)的溝通還包括在審核實(shí)施期間階段性的溝通，及末次會議前和企業(yè)管理層的溝通。
雙方溝通的代表一般為審核組長和企業(yè)管理者代表。
(1)審核實(shí)施期間階段性溝通的內(nèi)容一般包括：
a)審核的實(shí)施情況和進(jìn)展;
b)需要調(diào)整的安排和需要提供的資源支持。
(2)需要溝通的特殊情況包括：
a)發(fā)現(xiàn)緊急或重大的知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)事故;
b)審核組發(fā)現(xiàn)超出審核范圍的應(yīng)關(guān)注的問題;
c)審核組獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的，需要與企業(yè)協(xié)商解決措施;
d)可能導(dǎo)致審核范圍變化的情況。
(3)末次會議前和企業(yè)管理層的溝通內(nèi)容一般包括：
a)介紹審核的整體情況
b)確認(rèn)發(fā)現(xiàn)的不符合實(shí)施、提出的不符合項(xiàng);
c)通報審核組作出的審核結(jié)論。
在現(xiàn)場審核期間的各階段溝通中，企業(yè)的管理者代表應(yīng)表現(xiàn)出對審核組的尊重，并給予最大程度的支持與配合，確保現(xiàn)場審核能順利進(jìn)行。
4. 舉行末次會議
(1)企業(yè)的準(zhǔn)備工作：
a)確定會議場地;
b)準(zhǔn)備企業(yè)公章，或提前進(jìn)行使用公章申請;
c)提前與審核組溝通確認(rèn)企業(yè)需到場與會的相關(guān)人員，并提前通知與會人員會議時間及地點(diǎn);
d)配合審核組打印相關(guān)資料，最高管理者或管理者代表按審核組要求確認(rèn)資料并簽字、蓋公章。
(2)會議主持：審核組長
(3)會議內(nèi)容及程序：
a)感謝企業(yè)的配合與支持;
b)重申審核目的、準(zhǔn)則和范圍;
c)介紹審核情況，指出體系運(yùn)行的優(yōu)點(diǎn)與不足，提出及確認(rèn)不符合項(xiàng);
d)宣布審核結(jié)論;
e)說明糾正及糾正措施的期限及驗(yàn)證方式;
f)請企業(yè)管理層作簡單致辭;
g)宣布審核結(jié)束。
以上是小編結(jié)合自身工作經(jīng)歷整理出來的知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證現(xiàn)場審核流程簡介，歡迎有實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的朋友來侃侃現(xiàn)場審核工作的心得哈~
參考文獻(xiàn)：
1. GB/T 19000-2016 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語
2. GB/T 19011-2013 管理體系審核指南
3.《知識產(chǎn)權(quán)管理體系認(rèn)證審核員培訓(xùn)教材》 中知(北京)認(rèn)證有限公司
來源：華進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)


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