審核知識系列-審核中的溝通
發布時間：2025-04-04 點擊：38
審核過程中，審核人員需要依據審核準則對獲取的審核證據進行評價，以確定與審核準則的符合程度，得出審核發現，最終匯總并經綜合評價后得出審核結論。今天分享：審核知識系列-審核中的溝通
審核中的溝通
在審核期間，可能有必要對審核組內部以及審核組與受審核方、審核委托方以及可能的外部機構(例如監管機構)之間的溝通做出正式安排。尤其是對法律要求強制性報告不符合的情況，如受審核組織發生相應行業屬于重大(較大)級別以上的，與環境污染等有關的事故/事件和(或)引起新聞媒體及社會關注的事故/事件信息，應及時向認證監管部門報告。
現場審核期間，審核組長應根據審核的范圍和復雜程度，對溝通做出正式安排，以確保審核有序與順利地進行。
（一）審核組內部溝通
在審核過程中，審核組應定期評估審核的進程并溝通信息。溝通方式可采用審核組內部會議或其他適宜的方式。審核組內部溝通的目的在于審核組成員之間交換信息，評定審核進展情況，以及審核組長在需要時重新分配審核組成員的工作任務，并定期將審核進程及任何關注告知受審核方，確保審核有序和順利進行。審核組內部溝通的內容包括：
(1) 審核組從不同渠道所獲得信息的匯總、討論以及相互補充印證，確定并實施應跟蹤的審核信息;
(2) 審核進展情況和審核計劃的執行及完成情況，以及是否需要調整審核計劃，或根據需要重新分配審核組成員的工作;
(3) 討論審核中出現的異常情況，包括可導致審核目的和范圍發生變更的情況，或顯示存在緊急和重大的風險(例如安全風險)，商討適當的措施，這些措施可以包括重新確認或修改審核計劃，改變審核目的或審核范圍，或者終止審核;
(4) 評審審核發現，包括不符合;
(5) 對超出審核范圍之外的引起關注的問題，應予記錄并向審核組長報告，以便可能時向審核委托方和受審核方通報。
（二）審核組與受審核方以及審核委托方的溝通
在審核過程中，適當時，審核組長應當向受審核方和審核委托方通報審核的進展等相關情況。通常每天安排與受審核方進行簡短的溝通會議，溝通的內容包括：
1. 審核進展的溝通
(1) 審核計劃的實施情況;
(2) 審核發現的簡述，以及可能的不符合(以給受審核方足夠的時間進行必要的澄清或提供進一步的證據);
(3) 對以后審核活動的調整，包括審核計劃與任務分工的變動;
(4) 需要受審核方提供進一步的配合與支持;
(5) 此外，對于審核中出現的異常情況，審核組需要向審核委托方通報，例如：CD 提請審核委托方對審核組難以判定的潛在不符合予以澄清;
@審核時間不夠的問題;
@審核中遇到的障礙和困難。
2. 風險的報告
如果審核中收集的證據表明存在緊急的或重大的風險，審核組應及時向受審核方，適當時向審核委托方報告。這類風險涉及質量、安全、環境等方面，例如過程設備即將失去運行能力，安全裝置失效，危險化學品混放等。一旦發生，通常會給受審核方造成損失，包括人員傷亡。
當可獲得的審核證據顯示審核目的無法實現時，審核組長應向客戶(如果可能還應向認證機構)報告這一情況，以確定適當的行動。該行動可以包括重新確認，或修改計劃，審核目的或審核范圍，或終止審核，審核組長應向認證機構報告所采取的行動的結果。
即使引起關注的問題超出了審核范圍，也應當予以記錄并向審核組長報告，并在可能時向審核委托方或受審核方通報。
3. 審核的調整
當已獲得的審核證據表明不能達到審核目標時，應對審核進行調整，例如：
(1) 組織的入數遠遠超過其事先聲明的人數，導致審核時間量不夠， 無法獲得充分的客觀證據;
(2) 管理體系達不到認證注冊的要求或顧客對供方的要求;
(3) 出現嚴重違反法律法規要求的情況;
(4) 管理體系未覆蓋一些關鍵的過程、場所或活動;
(5) 審核范圍中的過程與活動部分或全部未開展，不能提供充分的客觀證據。
審核組長應當向審核委托方和受審核方報告理由以確定采取適當的措施。這些措施可包括：
(1) 重新確認或修改審核計劃，例如，延長審核時間、修改審核日程、增加審核組成員等;
(2) 改變審核目標，例如，將認證注冊的目的改為識別潛在的改進機會;
(3) 改變審核范圍，例如，增加受審核的場所、過程或活動，或縮小審核范圍;
(4) 終止審核。
隨著現場審核活動的進行，如果出現需要改變審核范圍的情況，審核組不宜對審核范圍的改變自行做出決定。審核組長應與客戶審查該需要，并報告認證機構。審核范圍的變更可能會引起審核持續時間、審核組組成(例如具備專業能力的審核員)和規模等方面的變化。對第三方認證審核，審核范圍的改變與認證范圍的擴大或縮小通常是相關的。
（三）審核組與外部機構溝通
有時審核組要與外部機構進行溝通，例如與國家認證監管機構、地方認證監管機構、行業監管部門或者相關政府部門溝通認證審核相關事宜，特別是法律要求強制性報告不符合的情況。
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審核中的溝通
在審核期間，可能有必要對審核組內部以及審核組與受審核方、審核委托方以及可能的外部機構(例如監管機構)之間的溝通做出正式安排。尤其是對法律要求強制性報告不符合的情況，如受審核組織發生相應行業屬于重大(較大)級別以上的，與環境污染等有關的事故/事件和(或)引起新聞媒體及社會關注的事故/事件信息，應及時向認證監管部門報告。
現場審核期間，審核組長應根據審核的范圍和復雜程度，對溝通做出正式安排，以確保審核有序與順利地進行。
（一）審核組內部溝通
在審核過程中，審核組應定期評估審核的進程并溝通信息。溝通方式可采用審核組內部會議或其他適宜的方式。審核組內部溝通的目的在于審核組成員之間交換信息，評定審核進展情況，以及審核組長在需要時重新分配審核組成員的工作任務，并定期將審核進程及任何關注告知受審核方，確保審核有序和順利進行。審核組內部溝通的內容包括：
(1) 審核組從不同渠道所獲得信息的匯總、討論以及相互補充印證，確定并實施應跟蹤的審核信息;
(2) 審核進展情況和審核計劃的執行及完成情況，以及是否需要調整審核計劃，或根據需要重新分配審核組成員的工作;
(3) 討論審核中出現的異常情況，包括可導致審核目的和范圍發生變更的情況，或顯示存在緊急和重大的風險(例如安全風險)，商討適當的措施，這些措施可以包括重新確認或修改審核計劃，改變審核目的或審核范圍，或者終止審核;
(4) 評審審核發現，包括不符合;
(5) 對超出審核范圍之外的引起關注的問題，應予記錄并向審核組長報告，以便可能時向審核委托方和受審核方通報。
（二）審核組與受審核方以及審核委托方的溝通
在審核過程中，適當時，審核組長應當向受審核方和審核委托方通報審核的進展等相關情況。通常每天安排與受審核方進行簡短的溝通會議，溝通的內容包括：
1. 審核進展的溝通
(1) 審核計劃的實施情況;
(2) 審核發現的簡述，以及可能的不符合(以給受審核方足夠的時間進行必要的澄清或提供進一步的證據);
(3) 對以后審核活動的調整，包括審核計劃與任務分工的變動;
(4) 需要受審核方提供進一步的配合與支持;
(5) 此外，對于審核中出現的異常情況，審核組需要向審核委托方通報，例如：CD 提請審核委托方對審核組難以判定的潛在不符合予以澄清;
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3. 審核的調整
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(1) 組織的入數遠遠超過其事先聲明的人數，導致審核時間量不夠， 無法獲得充分的客觀證據;
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(1) 重新確認或修改審核計劃，例如，延長審核時間、修改審核日程、增加審核組成員等;
(2) 改變審核目標，例如，將認證注冊的目的改為識別潛在的改進機會;
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